ビジネスメールの書き方の基本（構成と例文）

件名・挨拶・本文・結びの基本構成と、依頼・報告・お詫びの例文を紹介。失礼のないビジネスメールを書くための基本をまとめました。無料・登録不要。

ビジネスメールは、文章力以上に「型」が重要です。構成の基本を押さえ、場面に応じた例文を使えば、失礼のないメールを短時間で書けます。このページでは、件名から結びまでの基本構成と、依頼・報告・お詫びの例文、そして避けるべき表現をまとめました。

基本の5構成

場面別の例文

場面	例文（骨子）
依頼	「下記の通り○○のご依頼を申し上げます。○月○日までにご送付いただけますと幸いです。」
報告	「○月○日の打ち合わせについて、決定事項をご報告いたします。①○○ ②○○」
お詫び	「このたびは当方の手違いによりご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。今後は○○にて再発防止に努めます。」

避けるべき表現

「勉強になりました」：社外に対しては上から目線になりかねない。「参考になりました」が無難。

「お体に気をつけて」：目上には失礼にあたることがある。「ご自愛ください」を使う。

二重敬語：「おっしゃられた」等は誤り（→「おっしゃった」）。

句読点の乱用・省略：読みやすく適度に句読点を打つ。

よくある質問（FAQ）

Q: 件名はどう付けるべきですか？

A: 用件と期限がひと目でわかる件名が良いとされます。例：「【依頼】○月○日までの資料ご送付のお願い（株式会社○○）」。曖昧な「お世話になっております」だけの件名は避けます。

Q: 宛名は「様」と「殿」どちらですか？

A: 個人には「様」、会社・部署などの組織宛には「御中（おんちゅう）」を使います。「殿（どの）」は社内の役職付きや公式な文書で使われることが多く、社外の個人には「様」が無難です。

Q: 最初の挨拶は毎回必要ですか？

A: やり取りが続く場合でも、「お世話になっております」などの冒頭の挨拶は省かず、相手との関係を保つ基本です。ただし1日の複数往復では、2通目以降は簡略化しても問題ありません。

Q: 「お疲れ様です」はメールの始めに使っていいですか？

A: 社内の同僚や日頃からの取引先には「お疲れ様です」で始めても自然ですが、初めての相手や目上の社外の方には「お世話になっております」が無難です。